Privatlivspolitik
Denne persondatapolitik beskriver, hvordan dine personoplysninger indsamles, anvendes og deles, når du benytter Søstrene Grenes platforme.
Indledning
Brugere af platformene omtales også som "dig", "din" og "dine", og Søstrene Grene omtales som "vi", "vores" og "os" i denne privatlivspolitik.
Persondatapolitikken gælder for personoplysninger, som du giver os i forbindelse med kontakten til Søstrene Grene som kunde.
Hvem er ansvarlig for indsamling af oplysninger?
Vi er dataansvarlige for de personoplysninger, vi indsamler på vores platforme. Vores kontaktoplysninger er:
Søstrene Grene Import A/S Åboulevarden 21 DK-8000 Aarhus C Danmark
E-mail: gdpr@sostrenegrene.com
CVR-nr.: DK76220115
Hvordan indsamler vi dine personoplysninger?
Vi indsamler personoplysninger, når du anvender vores platforme og selv indtaster oplysninger.
Vores it-systemer indsamler også automatisk nogle oplysninger. På websitet er det fx primært tekniske oplysninger (f.eks. internetbrowser, operativsystem og tidspunkt for besøg). Disse oplysninger registreres automatisk, så snart du kommer ind på vores website. Vi indsamler enhedsoplysninger ved hjælp af følgende teknologier:
Cookies er små filer, der lagres på din enhed og ofte indeholder en anonym entydig identifikator. Yderligere oplysninger om cookies, og hvordan du deaktiverer cookies, kan findes på www.allaboutcookies.org.
Log filer indeholder den automatisk genererede log over alle eller visse handlinger på websitet og indsamler oplysninger såsom IP-adresse, browsertype, internetudbyder, henvisnings-/afslutningssider og dato/tidsstempel.
Web beacons, Tags, Pixels og Geo-fence er elektroniske filer, der registrerer oplysninger om, hvordan du surfer på vores website.
Hvilke oplysninger behandler vi om dig, til hvilke formål og retsgrundlaget for behandlingen
Når du anvender Søstrene Grenes platforme, indsamler vi personoplysninger. Vi har brug for disse oplysninger for på passende vis at kunne opfylde aftalen mellem dig og os og overholde vores juridiske forpligtelser, samt imødekomme legitime interesser. Uden disse oplysninger kan vi muligvis ikke tilbyde dig alle de tjenester, du beder om.
Den respektive kontekst afgør, hvilke konkrete oplysninger vi behandler. Dette afhænger af dine handlinger, for eksempel om du afgiver en ordre eller henvender dig til os via e-mail.
Bemærk, at vi også kan give oplysninger om særlige behandlingssituationer separat på et passende sted, f.eks. når du kontakter os.
Oplysningerne behandles i overensstemmelse med reglerne i Databeskyttelsesforordningen og gældende nationale regler.
Nedenstående er de personoplysninger, som vi indsamler og behandler om dig, når du besøger vores website:
- navnet på din internetudbyder
- oplysninger om det website, du besøgte før vores website
- din webbrowser og dit operativsystem
- din IP-adresse
- placeringsoplysninger
- filer du har bedt om
- mængden af overførte personoplysninger, downloads/fileksport
- oplysninger om de websites, du tilgår fra vores website, herunder dato og tidspunkt
Vi indsamler oplysningerne med det formål at kunne analysere trafikken på vores website, da det er i vores interesse at måle effekten af vores marketingsstrategi. Vi anvender hjemlen i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. (cookie samtykke). Efter senest 7 dage anonymiseres oplysningerne ved, at IP-adressen forkortes, så den ikke kan knyttes til de enkelte besøgende.
Når du henvender dig til os via e-mail, sociale medier og chatbot etc., kan vi indsamle og behandle følgende oplysninger:
- for- og efternavn
- e-mailadresse
- øvrigt indholdet i henvendelsen
Vi behandler oplysningerne med det formål at kunne besvare henvendelser fra dig. Hvis vi svarer på generelle spørgsmål, så er vores hjemmel i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, da det er i vores interesse at besvare dine spørgsmål, og hvis du stiller spørgsmål på baggrund af, at du har gjort et køb hos os, så er hjemlen i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
Vi opbevarer personoplysninger om dig, så længe vi har behov for at varetage angivne formål. Opbevaring sker ift. reglerne om bogføring samt forældelse af straf- og erstatningsansvar hvis relevant. Vi laver statistik på vores henvendelser for at forbedre vores kundeservice og derfor gemmes henvendelser i 5 år – vi anvender hjemlen i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Hvis en henvendelse kategoriseres som jobrelateret eller spam, sletter vi personoplysningerne, når vi har behandlet henvendelsen.
Vi behandler følgende oplysninger som en del af ordreprocessen, når du handler på vores webshop:
- for- og efternavn
- virksomhedsnavn
- CVR-nummer
- adresse
- postadresse
- by
- e-mailadresse
- telefonnummer
- landekode
- rekvisitions-/PO-nummer (valgfrit)
Vi behandler oplysningerne med det formål at kunne levere de ønskede produkter til dig. Vi anvender hjemlen i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Ordreoplysninger slettes iht bogføringslovens regler herfor.
Såfremt du har givet samtykke til cookies, anvendes dit telefonnummer og e-mail til statistik og optimering af vores marketing aktiviteter via marketingkanaler.
Når du abonnerer på vores nyhedsbrev, indsamler og behandler vi følgende oplysninger:
- for- og efternavn
- virksomhedsnavn
- CVR-nummer
- e-mailadresse
- landekode
Behandlingen af dine personoplysninger sker med det formål at sende dig vores nyhedsbrev og er baseret på dit samtykke i henhold til Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan når som helst trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os eller ved at klikke på linket "afmeld" i det nyhedsbrev, du modtager. Når du har afmeldt nyhedsbrevet, sletter vi dine personoplysninger, medmindre vi har lov til at behandle oplysningerne til et andet formål på baggrund af denne persondatapolitik.
Når du opretter Min profil på platformen, indsamler og behandler vi følgende oplysninger:
- e-mailadresse
- adgangskode
- for- og efternavn
- mobiltelefonnummer (bruges til at sende dig opdateringer om din ordre)
- virksomhedsnavn
- CVR-nummer
- EAN-nummer (hvis din virksomhed er en offentlig institution)
- hvis du vil kunne afgive bestillinger, har vi også brug for oplysninger om din faktureringsadresse (fornavn, efternavn, adresse) til leverings- og faktureringsformål
Vi indsamler oplysningerne med det formål at oprette en brugerprofil til dig, så du bl.a. kan bruge adgangsbeskyttede onlinetilbud, tilgå din historik og anvende andre funktioner. Vi anvender hjemlen i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, da det både er i vores og din interesse, at du kan få glæde af de funktioner, der er en del af Min profil. Vi sletter oplysningerne, når du henvender dig til os.
Såfremt du har givet samtykke til cookies, anvendes dit telefonnummer og e-mail til statistik og optimering af vores marketing aktiviteter via marketingkanaler.
Opbevaring af dine personoplysninger
Vi opbevarer dine oplysninger, så længe de er nødvendige til det pågældende behandlingsformål. Bemærk, at forskellige opbevaringsformål kan betyde, at vi opbevarer dine oplysninger i længere tid. Dette gælder især i forhold til lovkrav i henhold til handels- eller skattelovgivningen (f.eks. købeloven, skattelovgivningen, bogføringsloven osv.). Hvis der ikke er yderligere opbevaringskrav, slettes dine personoplysninger, når det formål, hvortil oplysningerne blev indsamlet, er opfyldt.
Gemte cookies forbliver på din enhed, indtil du sletter dem. Vi har ingen indflydelse på opbevaringsperioden for dine oplysninger, som gemmes af udbyderne af marketingkanaler til deres egne formål. For yderligere oplysninger bedes du kontakte disse udbydere direkte.
Dine rettigheder
Med henblik på at skabe åbenhed i behandlingen af dine personoplysninger, skal vi som dataansvarlig oplyse om dine rettigheder.
Ret til indsigt
Du har ret til at få indsigt i personoplysninger, vi behandler om dig, herunder hvilke oplysninger vi har registreret om dig, hvilke formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og evt. modtagere af oplysninger der måtte være, samt oplysning om hvorfra oplysninger stammer.
Du har ret til at få udleveret en kopi af de oplysninger, som vi behandler om dig. Du sender en skriftlig anmodning til gdpr@sostrenegrene.com. Du vil blive bedt om at dokumentere, at du er den du giver dig ud for at være.
Ret til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget. Hvis du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysinger, vi har registreret om dig, opfordrer vi dig til at rette skriftlig henvendelse til gdpr@sostrenegrene.com, så oplysningerne kan blive berigtiget.
Ret til sletning
I visse tilfælde har du ret til at få alle eller nogle af dine personoplysninger, vi behandler om dig, slettet. Det kan fx være tilfældet, hvor du tilbagekalder dit samtykke, og vi ikke længere har et andet retsgrundlag for at fortsætte behandlingen. I det omfang en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, fx for at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger. Hvis du retter henvendelse til gdpr@sostrenegrene.com med ønske om sletning, vil du blive bedt om at dokumentere, at du er den du giver dig ud for at være.
Ret til begrænsning af behandlingen
Du har i visse tilfælde ret til at anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses til kun at bestå af opbevaring. Du skal kontakte gdpr@sostrenegrene.com, hvis du ønsker at gøre brug af denne ret.
Ret til dataportabilitet
Du har ret til at få personoplysninger om dig, som vi behandler automatisk baseret på dit samtykke eller i forbindelse med opfyldelsen af en aftale, udleveret til dig eller til en tredjepart i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format. Hvis du anmoder om direkte overførsel af oplysningerne til en anden ansvarlig person eller enhed, vil dette kun ske, hvis det er teknisk muligt.
Ret til at gøre indsigelse mod indsamling af personoplysninger under særlige omstændigheder og direkte reklame
Hvis behandlingen af personoplysninger er baseret på Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a eller f, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger af årsager, der skyldes din særlige situation. Dette gælder også profilering baseret på disse bestemmelser. De respektive retsgrundlag, som behandlingen er baseret på, findes i denne persondatapolitik. Hvis du gør indsigelse, behandler vi ikke længere de pågældende personoplysninger, medmindre vi har vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller hvis behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
Hvis dine personoplysninger behandles til direkte markedsføringsformål, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger med henblik på en sådan markedsføring. Dette gælder også profilerende aktiviteter. Hvis du gør indsigelse, vil dine personoplysninger ikke længere blive brugt til direkte markedsføring.
Tilbagetrækning af dit samtykke til behandling af personoplysninger
Hvis du har givet dit samtykke til behandling af visse personoplysninger, kan du til enhver tid trække dette samtykke tilbage. Det eneste, du skal gøre, er at sende os en e-mail på gdpr@sostrenegrene.com.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke op til tidspunktet for din tilbagetrækning. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
Ret til at indgive en klage til den kompetente tilsynsmyndighed
I tilfælde af overtrædelser af reglerne i Databeskyttelsesforordningen har du ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed i den medlemsstat, hvor du har din sædvanlige bopæl, dit arbejdssted, eller hvor den påståede overtrædelse har fundet sted. Retten til at indgive en klage berører ikke andre administrative muligheder eller retsmidler, du måtte råde over i et sådant tilfælde.
ANALYSE OG FORBEDRING AF INDHOLD PÅ SIDEN
Når du besøger vores website, anvender vi en række cookies til at indsamle oplysninger omkring din IP-adresse, sider, du har besøgt, og på hvilket tidspunkt, kliksti, oplysninger om den browser og enhed, du bruger, henvisende web-adresse (det website, hvorfra du har fået adgang til vores website), placeringsoplysninger og købsaktiviteter.
Vi anvender disse oplysninger til at analysere og forbedre vores indhold på siden. Vi benytter hjemlen i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, idet du giver et samtykke til brug af cookies, når du besøger vores website. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.
Vi anvender en række it-underleverandører til at foretage behandlingen. Nogle underleverandører er lokaliseret udenfor EU:
- Google: Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Kun under særlige omstændigheder bliver din IP-adresse overført til Google-servere i USA. Google er underlagt Standard Contractual Clauses og har således forpligtet sig til at overholde de europæiske regler for databeskyttelse.
- Facebook/Instagram: Meta Platforms Inc. (4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland). Dine oplysninger kan blive overført til USA. Facebook er underlagt Standard Contractual Clauses og har således forpligtet sig til at overholde de europæiske regler for databeskyttelse.
Du kan læse mere om hvornår cookies udløber i vores cookiepolitik.
MARKETING
Når du besøger vores website, anvender vi oplysninger omkring fx din IP-adresse, sider, du har besøgt, og på hvilket tidspunkt, kliksti, oplysninger om den browser og enhed, du bruger, henvisende web-adresse (det website, hvorfra du har fået adgang til vores website), placeringsoplysninger og købsaktiviteter til at målrette interessebaserede reklamer (direkte markedsføring). Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod sådan behandling. Vi benytter hjemlen i Databeskyttelsesordningens artikel 6, stk. 1, litra a, idet du giver et samtykke til brug af cookies, når du besøger vores website. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.
Vi kan videregive oplysningerne til underleverandører af værktøjer (herunder værktøjer fra Google, Facebook og Pinterest) og til ejere af sociale medier, der hjælper os med at foretage interessebaseret markedsføring (direkte markedsføring).
Der er tale om markedsføring via følgende medier:
- Google: Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Kun under særlige omstændigheder bliver din IP-adresse overført til Google-servere i USA. Google er underlagt Standard Contractual Clauses og har således forpligtet sig til at overholde de europæiske regler for databeskyttelse.
- Facebook/Instagram: Facebook Inc. (4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland). Dine oplysninger kan blive overført til USA. Facebook er underlagt Standard Contractual Clauses og har således forpligtet sig til at overholde de europæiske regler for databeskyttelse.
- Pinterest: Pinterest Inc. (808 Brannan Street, San Francisco, CA 94103-490, USA). Dine oplysninger bliver overført til USA. Pinterest er underlagt Standard Contractual Clauses og har således forpligtet sig til at overholde de europæiske regler for databeskyttelse.
Du kan læse mere om hvornår cookies udløber i vores cookiepolitik.
Betalingssystemer og kreditorkontrol
Køb på platformen sker på faktura. Til dette formål indsamler vi de oplysninger, der er relevante for betalingsformen, så vi kan gennemføre din ordre og behandle din betaling. Vi anvender hjemlen i Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b. Desuden vil din IP-adresse blive behandlet af tekniske årsager og af hensyn til retsbeskyttelse.
Principperne om dataundgåelse og -sparsomhed overholdes. Du behøver kun at give os de oplysninger, der er nødvendige for at udføre behandlingen af betalingen og dermed udførelsen af kontrakten, eller de oplysninger, vi er forpligtet til at indsamle i overensstemmelse med gældende lovgivning. Uden disse oplysninger må vi desværre afvise aftalen, fordi vi så ikke vil være i stand til at gennemføre den.
Det betalingssystem, vi benytter, bruger SSL-kryptering til sikker overførsel af dine oplysninger.
Ved gennemførelse af en ordre foretager Billie en øjeblikkelig kreditvurdering af din virksomhed baseret på virksomhedsoplysninger, betalingshistorik og i nogle tilfælde eksterne kreditoplysninger. Accepteres ordren, modtager du faktura fra Billie pr. e-mail efter afsendelse af varer.
Hvem deler vi dine oplysninger med?
I vores virksomhed sikrer vi, at kun de personer, som har brug for adgang til dine personoplysninger for at opfylde vores kontraktlige og juridiske forpligtelser, har adgang til dine personoplysninger.
Vi kan også dele dine personoplysninger med følgende tjenesteudbydere:
- It-tjenesteudbydere, som led i drift og support
- Udbydere af værktøjer til direct marketing og analyse, herunder virksomheder i usikre tredjelande (Se afsnittet "ANALYSE OG FORBEDRING AF INDHOLD PÅ SIDEN")
- Sociale medier, herunder virksomheder i usikre tredjelande (Se afsnittet "MARKETING")
- Fragtleverandører, i forbindelse med levering af dine varer
Derudover kan visse oplysninger blive delt med politiet, banker, offentlige myndigheder, revisor og advokat.
Ændringer af dine personoplysninger og ændringer af denne persondatapolitik
Vi tager rimelige skridt til at sikre, at alle de personoplysninger, vi gemmer, er præcise, fuldstændige og opdaterede. Du bør straks underrette os, hvis der er ændringer i de personoplysninger, vi har om dig. Du kan til enhver tid bede os om at berigtige de personoplysninger, vi har om dig, og som, du mener, er forkerte eller forældede. Vi vil behandle sådanne anmodninger inden for en rimelig frist.
Vi kan opdatere denne persondatapolitik fra tid til anden, for eksempel for at afspejle ændringer i vores praksis eller af andre driftsmæssige, juridiske eller lovgivningsmæssige årsager.
Kontakt
For yderligere oplysninger om vores persondatapolitik, hvis du har spørgsmål, eller hvis du ønsker at indgive en klage, bedes du kontakte os på gdpr@sostrenegrene.com.